QUANDO FOR HORA DE TRABALHAR, TRABALHE...

Costumo falar que ‘trabalho é a arte de completar coisas’. Pesquisando no dicionário, encontrei uma definição literal que se alinha com a citação acima: ‘tarefa para ser cumprida; serviço’.  

Indo um pouco além, é interessante notar que de vez em quando eu fico ‘a pensar’ quando é hora de ‘trabalhar’. Você já se pegou fazendo o mesmo? Pois é disto que eu estou falando, que de vez em quando, eu me proponho a fazer uma coisa, e no fim fico só pensando. 

Observe que ‘pensar’ e ‘trabalhar’ são verbos, e indicam ação; pensar é uma ação, e trabalhar é outra, e as duas não podem ser executadas ao mesmo tempo. Assim, se você quiser ser mais produtivo, faça uma coisa de cada vez. Nesse caso, pensar vem antes de fazer! Deu para entender?

Pensar, enquanto ação, representa um momento muito importante, no contexto apropriado. Por exemplo, quando você estiver planejando. Já trabalhar, ou cumprir uma tarefa é muito importante no contexto da execução. Mas se invertermos os contextos talvez não tenhamos o melhor resultado.

As pessoas mais impulsivas tendem a ‘sair fazendo’, sem pensar antes de agir. Outros se dedicam, excessivamente, a pensar e esquecem de agir. Pensar e agir não são ações excludentes, mas complementares. Nesse caso, pensar, isoladamente pode não produzir os resultados desejados. Somente através de um ‘trabalho’ é que teremos um resultado mensurável. Assim, lembre que ação segue pensamento. Primeiro pensamos e depois agimos. Agimos sem pensar apenas por hábito. Desta forma, se sua tarefa representa algo novo, pare e pense, depois aja. E quando for hora de trabalhar, trabalhe. 

“Compromissos não são palavras mas ações.”  

 ~Peter Senge 

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FAÇA UMA COISA DE CADA VEZ

Tenho observado que, na correria, às vezes, queremos fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo, como forma de vencermos a parada. Depois de muito tentar, me dei conta que não é possível. Não dá para fazer duas coisas simultaneamente. Você entendeu? Por mais rápido que sejamos, duas coisas não podem ser feitas ao mesmo tempo.

Por exemplo, o atleta de artes marciais Bruce Lee era mestre em desferir múltiplos golpes de uma só vez, lutar com várias pessoas ao mesmo tempo. Eu adorava ver seus filmes e, em vão, tentava repetir essa ilusão. Se virmos um filme de ação em ‘câmara lenta’ poderemos reparar que os golpes são desferidos ‘um de cada vez’, e que os oponentes são encarados individualmente, cada um ao seu tempo.

E essa é a verdadeira lição: uma coisa de cada vez! Na ânsia de cumprirmos com as inúmeras exigências pessoais, às vezes, nos atropelamos ao tratar de duas ou mais coisas ao mesmo tempo. E, por fim, nos sentimos cansados e estressados com os resultados obtidos. Por vezes até conseguimos nossos objetivos, mas ficamos tão exaustos com o processo que nos resta pouca energia para desfrutar dos prêmios.

Na próxima vez que você se encontrar em uma situação dessas, pare e se enfoque em apenas uma coisa. Abstraia-se das demais e vá até o fim com a tarefa da vez. Aposto que aí você vai entender do que estou falando. Produtividade tem a ver com completar coisas. Então siga, uma de cada vez. Dessa forma você poderá transformar os seus momentos mais desafiadores em momentos de alta produtividade. Ao final, desfrute.

" As pausas são tão importantes quanto a caminhada."

~Robert Razz

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PROPÓSITO: É MELHOR VOCÊ DEFINIR UM.

Um dos fatores de maior improdutividade é a indefinição. Não há como sentir-se produtivo se você ainda está indeciso! E isso se reflete nas pequenas coisas. Então, como fazer para avançar neste processo? Simples, antes de começar, defina o que você quer, e por que.

Meu motivador e guru de produtividade, David Allen uma vez mencionou algo que me deixou pensando muito. Ele disse o seguinte: "Conteúdo segue forma; e forma segue propósito." De onde ele tirou esta idéia, não faço a mínima, mas me deixou refletindo. Se eu não souber o que tenho em mãos, aonde alocar e por que fazer, é melhor parar um minuto e definir. Coisas sem lugar e sem propósito não ajudam, atrapalham.

Vamos olhar de perto, analisando um exemplo. Se você começar coletar coisas e não souber onde colocá-las, logo você vai ficar estressado por não saber o que fazer com elas. Neste caso, defina antes onde guardar as coisas, para depois começar a juntar. Se você criar os espaços necessários, as coisas vão para o lugar apropriado,e você fica contente.


DICA 1: Defina a lugar para alocar as coisas. Se você quer produzir mais, saiba onde guarda-las.


Seguindo no mesmo exemplo, é muito importante haver espaços definidos para guardar o que você tem. De modo contrário, você vai ficar debaixo de pilhas e mais pilhas de coisas. Por exemplo, mensagens eletrônicas na caixa entrada. Ou você cria um sistema de arquivamento, ou elas vão ficar na caixa de entrada, dando a impressão de que precisam ser revisadas.

Fechando este ponto, se você não definir os lugares apropriados, as coisas vão ficar soltas e atrapalhando sua vida. Lembre-se que ter e não encontrar apenas atrapalha. Conteúdo sem forma vira bagunça!


DICA 2: Defina o porquê das coisas. Para facilitar pergunte-se: "- Por que estou fazendo isto?".


Parece óbvio, mas não é. Forma sem propósito cria confusão. Entenda que se não houver uma definição clara, dificilmente você alcançará o resultado desejado. Experimente a prática produtiva de definir, todos os dias o que você quer de mais importante neste dia. Só depois vá ligar o computador e ver as coisas rotineiras, e coloque elas em seus lugares já definidos. Todas as coisas têm um lugar para ir. E se não tiverem, talvez possam ser descartadas.


DICA 3: Defina os momentos de pausa para revisão. Aproveite para ver se você está em curso com seus objetivos.


Nadar numa piscina raiada e com bordas definidas é uma coisa, outra é nadar num lago aberto, ou no mar. Se você não levantar a cabeça para ver aonde vai, talvez acabe chegando a lugar nenhum.

Neste sentido, os limites facilitam os processos. Eles se tornam confusos e estressantes justamente pela falta de limites. Defina os limites antes de começar. Depois, pare, e verifique se você está no curso adequado. Tome ação corretiva e siga adiante. Eu aposto que será não apenas mais efetivo, mas você se sentirá mais produtivo.

Lembre-se que fazer coisas sem propósito nos rouba o prazer, gerando mais estresse, por não são produtivas. Observe que até fazer 'nada', mas com o propósito, é mais produtivo do que fazer nada apenas por fazer. Essa é a importância de um propósito, aliviar nosso estresse e facilitar a vida.



Finalizando, aproveite agora, tome um pedaço de papel e escreva três coisas importantes que você quer alcançar no dia de hoje. Depois, independente das interrupções e rotinas, tome fôlego e enfoque-se no próximo passo em direção a cada uma delas. Cheque como você se sente depois da jornada. Lembre-se de propósito, forma e conteúdo. Você certamente vai se sentir melhor.

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PRODUTIVIDADE PESSOAL NA UNIVERSIDADE

Nesta semana tive o privilégio de apresentar os princípios da Produtividade GPS para um grupo de 40 alunos da ULBRA, no campus de Guaíba, dentro da disciplina de Consultoria Organizacional, do curso de Administração de Empresas. A convite do Prof. Paulo Ricardo Ferreira, titular da cadeira, tive a oportunidade de interagir com o meio acadêmico e tratar de um assunto pelo qual tenho muita paixão.

Em uma apresentação breve, fizemos logo um contrato, estipulando que eu não seria um professor, e eles não seriam alunos, mas sim, consultor e clientes. Definidos os papéis, começamos negociando o horário de término da aula e forma de avaliação do módulo.

A experiência foi gratificante e reveladora. Colocando em discussão o tema, logo perguntei: “Qual é o maior projeto de sua vida?”, logo estávamos tratando daquilo que nos é mais caro. Muitos identificaram projetos importantes, como perseguir uma carreira, ou constituir uma família, até mesmo completar a graduação. Foi aí que fiz uma segunda colocação: “Que tal se o maior projeto de sua vida for a ‘sua vida’?”. Nesse momento estávamos falando da essência do sistema GPS de produtividade pessoal: todos os meus projetos importantes estão subordinados a um projeto maior chamado ‘minha vida’. Deste projeto em especial, você é o CEO, diretor presidente, gestor supremo e único responsável. Posto isto, fiz a última colocação: “E como é que você está cuidando deste projeto?”. Daí em diante, seguimos com a apresentação preparada.

Bem, o fato é que foi uma oportunidade única, tratar de um tema tão relevante, em sala de aula, com alunos da graduação. Pessoalmente me senti realizado. Aos alunos e professores que me acolheram, meu muito obrigado, esperando que as técnicas e melhores práticas que compartilhamos sirvam para aplicação no cotidiano de cada um. E apenas para recordar, “ação contém liberdade”, portanto, faça.

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PARA COMEÇAR, DEFINA SEU PERFIL...

Se você fosse definir seu perfil como atleta de corridas, você seria fundista ou velocista? Fundista é aquele cara que corre maratonas, provas de longa distância. Velocista é um corredor de 100, 200, até 400 metros, provas curtas. Mas o que é que isso tem a ver com produtividade pessoal? Bem, a princípio, muito!

Por exemplo, eu tenho facilidade em atuar com bem em tempos mais curtos. Quer dizer que atuo com explosão. Nesse caso, se me for dado um projeto de longa duração para gerenciar, eu talvez me canse. Meu estilo é dar impulso e logo terminar. Se eu deixar para completar algo num espaço de tempo muito longo, provavelmente ficará inacabado. Nesse caso, para garantir resultados a médio e longo prazo, eu preciso praticar, e praticar...

Outras pessoas já preferem fazer as coisas de forma distendida, pois atuam de acordo com seu estilo pessoal. Conseguem manter o foco no resultado final e não desviam a atenção.

Agora, mais do que preocupar-se com isto, a idéia é tirar proveito da situação.

Se você é um "velocista", divida um grande projeto em etapas menores. Isto facilita a execução. Em outras palavras, encurte as etapas e descanse entre uma e outra. Assim você garante o alto rendimento. Mas não se descuide do foco maior. Do contrário você se sentirá "incompleto".

Então, tome um momento e defina seu perfil. Observe como é que você se comporta, quais são seus atributos como "atleta da vida". Ajuste o foco de acordo com sua característica pessoal. Descubra seu potencial produtivo. Afinal, todos somos "corredores", fundistas ou velocistas. Só precisamos definir a estratégia de corrida, antes de começar...

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FALANDO SOBRE PRODUTIVIDADE PESSOAL...

QUANDO? 6 de junho, 2009

ONDE? São Leopoldo, RS

LOCAL? AEA-Associação de Engenheiros e Arquitetos de São Leopoldo


Tive a oportunidade de apresentar o tema 'produtividade pessoal' para um grupo aproximando trinta profissionais da área. É apaixonante falar de um tema que se goste, e para mim não é diferente.

A idéia é simples e objetiva: para produzirmos mais precisamos esvaziar a mente de todas as coisas que já não servem, para então usarmos os recursos pessoais disponíveis naquilo que declaramos importante. E foi esse o recado para os presentes. Para produzir mais precisamos ser efetivos na lida das coisas, pequenas ou não, e para isto é essencial focar naquilo que é importante.

O tema foi desenvolvido em torno da idéia central de que nossa vida é nosso maior projeto. E sendo assim, a pergunta que fica é: -Como estamos gerenciando este projeto? Sim, porque somos o principal gestor dele.

Como falou um dos participantes, "é importante fazer um 5S na nossa mente, para descartar aquilo que já não serve". De fato, é importante manter a mente vazia.

O tempo passou muito rápido. Foi apenas uma hora e meia de apresentação. Depois fomos todos convidados para confraternizar e comer um galeto bem assado.

Aos amigos da AEA, meu reconhecimento pela iniciativa, e pela oportunidade de estar com vocês.

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ESCOLHAS QUE APÓIAM...

“Podemos fazer qualquer coisa, mas não podemos fazer todas as coisas”. ~ David Allen

Um dia escutei isso de meu mentor, mas não me dei conta do que significava. Mais adiante entendi que tratava de escolhas! Sim, de escolhas. Algo que fazemos a todo instante. É importante termos a consciência de que nós podemos escolher qualquer coisa, mas não poderemos escolher todas as coisas. Portanto, teremos que sacrificar algumas das opções.

Às vezes, não sabemos nem por onde começar. Uns entram em desespero, resistem. Outros nem escolhem, o que também é uma escolha! Mas o fato é que independente do que façamos, estaremos escolhendo. E nesse caso, de forma consciente, por que não escolher o que mais nos apóia?

Muitas vezes fazemos pequenas escolhas. Nesse caso, se algo sair errado, tudo bem, o impacto não é grande. Mas se tivermos que fazer escolhas de vida, encaminhar coisas que tenham grande impacto, não só para uma pessoa, mas com outros envolvidos, como fazemos? A receita é a mesma, escolha aquilo que mais lhe apóia, e aos demais também, nesse caso, a maioria.

Lidando com rotinas, sempre temos mais o que fazer do que tempo para fazer. Uma vez mais teremos que optar entre tantas, qual fazer primeiro. Para priorizar leve em consideração o contexto, o tempo disponível, sua disposição, e por fim, qual a importância de agir, e pergunte-se: se eu não agir, quais serão as conseqüências? Depois, escolha, e faça.

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O ÓTIMO É INIMIGO DO BOM...

Observe quantas vezes você deixou de começar um projeto simplesmente por que ainda não tinha todas as informações necessárias, ou por que não havia reunido todos os recursos que você dizia precisar. Está bem ser precavido, desde que isto não lhe impeça de comecar as coisas.

Goethe uma vez escreveu: “Seja o que for que você tem para fazer, comece. O arrojo tem em si o gênio, o poder e a magia.” Isso quer dizer que o importante é começar, mesmo que as condições não sejam ótimas. E nesse sentido, o ótimo se converte inimigo do bom.

Muitas vezes entramos num contínuo processo de ‘melhoria mental’. Imaginamos todos os detalhes e planejamos como seriam as coisas, na cabeça, apenas. E depois de passado um tempo, olhamos para trás e vemos que esses planos não passaram de idéias, pois nunca foi tomada uma ação concreta no sentido de colocá-los em marcha. Por quê? Porque não tínhamos reunido as coisas ‘ótimamente’ para podermos dar a partida, tal como imaginado.

Considere começar, e a partir daí observe o que se faz necessário para melhorar. Planeje, sim, mas de forma objetiva. Não se perca em detalhes e minúcias. Experimente a excelência ao invés da perfeição. Dê partida, e melhore ao longo do caminho. Afinal, melhorar as coisas é um processo, e não um evento. Vai se estender até você declarar o projeto 'completo'. Se você tem algum projeto que se encontra no ponto de ‘bom’, considere começar. Talvez você não encontre o ‘ótimo’ logo ao começar, mas certamente ao longo do caminho. Então comece, observando o desenrolar das coisas, e tomando ações corretivas. Você deve lembrar do tal PDCA (planeje, faça, corrija, faça novamente). Bem, então aplique! Só tem um jeito de saber se vai dar certo. É fazendo!

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SE LEVAR MENOS DE TRÊS MINUTOS....

Muitas vezes deixamos para fazer depois coisas que podem ser feitas ‘já’. Por quê? Simplesmente porque deixamos de fazer. Alguns acreditam que pequenas coisas podem ser feitas todas de uma só vez, e por isso deixam para depois. Nesse momento é que ‘escorregamos’. Ao longo do dia vamos acumulando detalhes e coisas que ao longo da semana já não são mais detalhes, nem coisas, mas pilhas de ‘incompletos’ pedindo para serem delegados, executados ou descartados.

Você já viu como é fácil guardar coisas, simplesmente porque não sabemos o que fazer com elas? E por que não paramos para pensar, e as encaminhamos logo de uma vez? Por que primeiro guardamos para só depois decidirmos?

Façamos ‘já’ tudo aquilo que leva menos de três minutos para ser feito. Já viram os e-mails para responder, só porque a resposta é simples acumulamos na caixa de entrada e depois levamos até um dia, ou mais, para limpá-la, quando limpamos. Procrastinar não tem a ver com deixar para fazer depois, mas sim com fazer depois as coisas que podem ser feitas já!

Observe atentamente seus hábitos e rotinas. Veja se você não incorre em ‘deixar para depois’ coisas que podem ser feitas de imediato. Se você se pegar deixando de fazê-las ‘já’, tem aí uma boa oportunidade de melhorar sua produtividade. Aplique a regra dos três minutos. Pergunte-se: qual o resultado desejado? Qual o próximo passo? E se for apenas um passo e puder ser feito logo, então faça ‘já’!

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