segunda-feira, 28 de fevereiro de 2011

REVISANDO AS CAIXAS DE E-MAIL...

Independente de qual seja seu programa para enviar mensagens eletrônicas (e-mails) você terá que lidar com algumas 'caixas'. A saber quais, elas são: 
  • caixa de entrada, e 
  • caixa de saída. 
Além disso há duas outras 'caixas' que são: 
  • 'itens enviados', e 
  • 'itens excluídos'. 
Neste caso quero falar um pouco dos ITENS ENVIADOS.

Tenho acompanhado muitas pessoas que não olham esta caixa. Elas entendem que se enviarem uma mensagem já está tudo feito, e basta aguardar um retorno, se for este o caso.

Bem, na prática pode não ser bem assim, e quero dar alguns exemplos.

Imagine que uma vez por semana você revise suas 'caixas', e entre elas está ITENS ENVIADOS, e que nela estão todos as mensagens que você enviou para seus amigos e clientes. No meu caso, tenho o hábito de repassar uma mensagem por uma para ver se não há uma ação pendente para fechar o assunto. Sim, uma reposta, por exemplo. Ou uma nova cobrança, no caso da pessoa haver esquecido de responder. OK, talvez não haja o que fazer, além de ARQUIVAR a mensagem enviada numa pasta para futura consulta. Ou simplesmente EXCLUIR a mensagem.

Bem, a idéia é que as mensagens enviadas podem estar carecendo de outras ações para COMPLETAR o ciclo. Por isso é importante revisar os 'itens enviados', e assim dar por completa a comunicação.

Se você ainda não tem o hábito, vá até a sua caixa de ITENS ENVIADOS e conte quantas mensagens há. Não se assuste com a quantidade, apenas vá, uma por uma e dê o devido encaminhamento: 
  • exclua, se for o caso; 
  • reenvie, para cobrar novamente; 
  • arquive, se for importante; 
  • defina uma próxima ação ( que poderia ser LIGAR, ou EM ESPERA,  ou PROJETO).

Como eu disse, não se assuste, apenas comece. Uma caminhada longa se inicia dando um simples passo (alguém já teria dito). Bom trabalho...

:)

quarta-feira, 6 de janeiro de 2010

CAIXAS DE ENTRADA LOTADAS FAZEM MAL À SAÚDE...


Parece bobagem, mas não é. Caixas de entrada lotadas não fazem bem à saúde de ninguém. Você já tentou descadastrar-se de mensagens inoportunas (que não pedem licença) e entopem sua caixa de e-mails? Pois bem, para mim foi um resolução de virada de ano: descadastra-me de um monte de mensagens que eu nunca pedi para receber, e recuperar o meu humor.

Tenho tomado o tempo necessário para fazer isto, e assim, de uma vez por todas, limpar o horizonte de trabalho. 

Para se ter uma idéia, imagine que todos os dias alguém que você não conhece, coloca um documento 'nada a ver' em sua mesa, distraindo você do que realmente é importante, e você que se dane. O fato é que se fosse apenas uma pessoa, vá lá, mas são várias! Assim, sem você perceber, sua caixa de entrada está entulhada de lixo, por interesse alheio.

Dê fim a essa invasão de privacidade, descadastre-se destas listas. Tenho certeza que você vai sentir-se mais saudável. Não tendo que lidar com o indesejável interesse dos outros você irá recuperar o seu bom humor. Experimente.

:)

quarta-feira, 9 de dezembro de 2009

QUANDO FOR HORA DE TRABALHAR, TRABALHE...


Costumo falar que ‘trabalho é a arte de completar coisas’. Pesquisando no dicionário, encontrei uma definição literal que se alinha com a citação acima: ‘tarefa para ser cumprida; serviço’.  

Indo um pouco além, é interessante notar que de vez em quando eu fico ‘a pensar’ quando é hora de ‘trabalhar’. Você já se pegou fazendo o mesmo? Pois é disto que eu estou falando, que de vez em quando, eu me proponho a fazer uma coisa, e no fim fico só pensando. 

Observe que ‘pensar’ e ‘trabalhar’ são verbos, e indicam ação; pensar é uma ação, e trabalhar é outra, e as duas não podem ser executadas ao mesmo tempo. Assim, se você quiser ser mais produtivo, faça uma coisa de cada vez. Nesse caso, pensar vem antes de fazer! Deu para entender?


Pensar, enquanto ação, representa um momento muito importante, no contexto apropriado. Por exemplo, quando você estiver planejando. Já trabalhar, ou cumprir uma tarefa é muito importante no contexto da execução. Mas se invertermos os contextos talvez não tenhamos o melhor resultado.

As pessoas mais impulsivas tendem a ‘sair fazendo’, sem pensar antes de agir. Outros se dedicam, excessivamente, a pensar e esquecem de agir. Pensar e agir não são ações excludentes, mas complementares. Nesse caso, pensar, isoladamente pode não produzir os resultados desejados. Somente através de um ‘trabalho’ é que teremos um resultado mensurável. Assim, lembre que ação segue pensamento. Primeiro pensamos e depois agimos. Agimos sem pensar apenas por hábito. Desta forma, se sua tarefa representa algo novo, pare e pense, depois aja. E quando for hora de trabalhar, trabalhe. 

“Compromissos não são palavras mas ações.”  

 ~Peter Senge 
:)

sexta-feira, 16 de outubro de 2009

FAÇA UMA COISA DE CADA VEZ


Tenho observado que, na correria, às vezes, queremos fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo, como forma de vencermos a parada. Depois de muito tentar, me dei conta que não é possível. Não dá para fazer duas coisas simultaneamente. Você entendeu? Por mais rápido que sejamos, duas coisas não podem ser feitas ao mesmo tempo.

Por exemplo, o atleta de artes marciais Bruce Lee era mestre em desferir múltiplos golpes de uma só vez, lutar com várias pessoas ao mesmo tempo. Eu adorava ver seus filmes e, em vão, tentava repetir essa ilusão. Se virmos um filme de ação em ‘câmara lenta’ poderemos reparar que os golpes são desferidos ‘um de cada vez’, e que os oponentes são encarados individualmente, cada um ao seu tempo.

E essa é a verdadeira lição: uma coisa de cada vez! Na ânsia de cumprirmos com as inúmeras exigências pessoais, às vezes, nos atropelamos ao tratar de duas ou mais coisas ao mesmo tempo. E, por fim, nos sentimos cansados e estressados com os resultados obtidos. Por vezes até conseguimos nossos objetivos, mas ficamos tão exaustos com o processo que nos resta pouca energia para desfrutar dos prêmios.

Na próxima vez que você se encontrar em uma situação dessas, pare e se enfoque em apenas uma coisa. Abstraia-se das demais e vá até o fim com a tarefa da vez. Aposto que aí você vai entender do que estou falando. Produtividade tem a ver com completar coisas. Então siga, uma de cada vez. Dessa forma você poderá transformar os seus momentos mais desafiadores em momentos de alta produtividade. Ao final, desfrute.


" As pausas são tão importantes quanto a caminhada."
~Robert Razz

:)

terça-feira, 22 de setembro de 2009

PROPÓSITO: É MELHOR VOCÊ DEFINIR UM.


Um dos fatores de maior improdutividade é a indefinição. Não há como sentir-se produtivo se você ainda está indeciso! E isso se reflete nas pequenas coisas. Então, como fazer para avançar neste processo? Simples,
antes de começar, defina o que você quer, e por que.

Meu motivador e guru de produtividade, David Allen uma vez mencionou algo que me deixou pensando muito. Ele disse o seguinte: "Conteúdo segue forma; e forma segue propósito." De onde ele tirou esta idéia, não faço a mínima, mas me deixou refletindo. Se eu não souber o que tenho em mãos, aonde alocar e por que fazer, é melhor parar um minuto e definir. Coisas sem lugar e sem propósito não ajudam, atrapalham.

Vamos olhar de perto, analisando um exemplo. Se você começar coletar coisas e não souber onde colocá-las, logo você vai ficar estressado por não saber o que fazer com elas. Neste caso, defina antes onde guardar as coisas, para depois começar a juntar. Se você criar os espaços necessários, as coisas vão para o lugar apropriado,e você fica contente.


DICA 1: Defina a
lugar para alocar as coisas. Se você quer produzir mais, saiba onde guarda-las.


Seguindo no mesmo exemplo, é muito importante haver espaços definidos para guardar o que você tem. De modo contrário, você vai ficar debaixo de pilhas e mais pilhas de coisas. Por exemplo, mensagens eletrônicas na caixa entrada. Ou você cria um sistema de arquivamento, ou elas vão ficar na caixa de entrada, dando a impressão de que precisam ser revisadas.

Fechando este ponto, se você não definir os lugares apropriados, as coisas vão ficar soltas e atrapalhando sua vida. Lembre-se que ter e não encontrar apenas atrapalha. Conteúdo sem forma vira bagunça!


DICA 2: Defina o porquê das coisas
. Para facilitar pergunte-se: "- Por que estou fazendo isto?".


Parece óbvio, mas não é. Forma sem propósito cria confusão. Entenda que se não houver uma definição clara, dificilmente você alcançará o resultado desejado. Experimente a prática produtiva de definir, todos os dias o que você quer de mais importante neste dia. Só depois vá ligar o computador e ver as coisas rotineiras, e coloque elas em seus lugares já definidos. Todas as coisas têm um lugar para ir. E se não tiverem, talvez possam ser descartadas.


DICA 3: Defina os momentos de pausa para revisão. Aproveite para ver se você está em curso com seus objetivos.



Nadar numa piscina raiada e com bordas definidas é uma coisa, outra é nadar num lago aberto, ou no mar. Se você não levantar a cabeça para ver aonde vai, talvez acabe chegando a lugar nenhum.

Neste sentido, os limites facilitam os processos. Eles se tornam confusos e estressantes justamente pela falta de limites. Defina os limites antes de começar. Depois, pare, e verifique se você está no curso adequado. Tome ação corretiva e siga adiante. Eu aposto que será não apenas mais efetivo, mas você se sentirá mais produtivo.

Lembre-se que fazer coisas sem propósito nos rouba o prazer, gerando mais estresse, por não são produtivas. Observe que até fazer 'nada', mas com o propósito, é mais produtivo do que fazer nada apenas por fazer. Essa é a importância de um propósito, aliviar nosso estresse e facilitar a vida.



Finalizando, aproveite agora, tome um pedaço de papel e escreva três coisas importantes que você quer alcançar no dia de hoje. Depois, independente das interrupções e rotinas, tome fôlego e enfoque-se no próximo passo em direção a cada uma delas. Cheque como você se sente depois da jornada. Lembre-se de propósito, forma e conteúdo. Você certamente vai se sentir melhor.

:)

quinta-feira, 3 de setembro de 2009

PRODUTIVIDADE PESSOAL NA UNIVERSIDADE

Nesta semana tive o privilégio de apresentar os princípios da Produtividade GPS para um grupo de 40 alunos da ULBRA, no campus de Guaíba, dentro da disciplina de Consultoria Organizacional, do curso de Administração de Empresas. A convite do Prof. Paulo Ricardo Ferreira, titular da cadeira, tive a oportunidade de interagir com o meio acadêmico e tratar de um assunto pelo qual tenho muita paixão.

Em uma apresentação breve, fizemos logo um contrato, estipulando que eu não seria um professor, e eles não seriam alunos, mas sim, consultor e clientes. Definidos os papéis, começamos negociando o horário de término da aula e forma de avaliação do módulo.

A experiência foi gratificante e reveladora. Colocando em discussão o tema, logo perguntei: “Qual é o maior projeto de sua vida?”, logo estávamos tratando daquilo que nos é mais caro. Muitos identificaram projetos importantes, como perseguir uma carreira, ou constituir uma família, até mesmo completar a graduação. Foi aí que fiz uma segunda colocação: “Que tal se o maior projeto de sua vida for a ‘sua vida’?”. Nesse momento estávamos falando da essência do sistema GPS de produtividade pessoal: todos os meus projetos importantes estão subordinados a um projeto maior chamado ‘minha vida’. Deste projeto em especial, você é o CEO, diretor presidente, gestor supremo e único responsável. Posto isto, fiz a última colocação: “E como é que você está cuidando deste projeto?”. Daí em diante, seguimos com a apresentação preparada.

Bem, o fato é que foi uma oportunidade única, tratar de um tema tão relevante, em sala de aula, com alunos da graduação. Pessoalmente me senti realizado. Aos alunos e professores que me acolheram, meu muito obrigado, esperando que as técnicas e melhores práticas que compartilhamos sirvam para aplicação no cotidiano de cada um. E apenas para recordar, “ação contém liberdade”, portanto, faça.

:)

segunda-feira, 3 de agosto de 2009

PARA COMEÇAR, DEFINA SEU PERFIL...

Se você fosse definir seu perfil como atleta de corridas, você seria fundista ou velocista? Fundista é aquele cara que corre maratonas, provas de longa distância. Velocista é um corredor de 100, 200, até 400 metros, provas curtas. Mas o que é que isso tem a ver com produtividade pessoal? Bem, a princípio, muito!

Por exemplo, eu tenho facilidade em atuar com bem em tempos mais curtos. Quer dizer que atuo com explosão. Nesse caso, se me for dado um projeto de longa duração para gerenciar, eu talvez me canse. Meu estilo é dar impulso e logo terminar. Se eu deixar para completar algo num espaço de tempo muito longo, provavelmente ficará inacabado. Nesse caso, para garantir resultados a médio e longo prazo, eu preciso praticar, e praticar...

Outras pessoas já preferem fazer as coisas de forma distendida, pois atuam de acordo com seu estilo pessoal. Conseguem manter o foco no resultado final e não desviam a atenção.

Agora, mais do que preocupar-se com isto, a idéia é tirar proveito da situação.

Se você é um "velocista", divida um grande projeto em etapas menores. Isto facilita a execução. Em outras palavras, encurte as etapas e descanse entre uma e outra. Assim você garante o alto rendimento. Mas não se descuide do foco maior. Do contrário você se sentirá "incompleto".

Então, tome um momento e defina seu perfil. Observe como é que você se comporta, quais são seus atributos como "atleta da vida". Ajuste o foco de acordo com sua característica pessoal. Descubra seu potencial produtivo. Afinal, todos somos "corredores", fundistas ou velocistas. Só precisamos definir a estratégia de corrida, antes de começar...

:)